Zmiana systemu informatycznego w firmie na prawdę często jest związana z obowiązkiem uporządkowania procesów, które przez lata rozwijały się niezależnie od siebie. Dotyczy to zwłaszcza przedsiębiorstw, w których część informacji znajduje się w różnych programach, arkuszach kalkulacyjnych lub dokumentach tworzonych ręcznie. Przed rozpoczęciem prac warto sprawdzić, skąd pochodzą dane, kto je wprowadza i w jakich momentach są wykorzystywane przez kolejne osoby.
Właśnie na tym etapie można zauważyć zależności, których uprzednio nie brano pod uwagę. Wdrożenia Comarch nie sprowadzają się zatem jedynie do uruchomienia wybranych funkcji. Konieczne jest także ustalenie sposobu pracy z dokumentami, zasad dostępu do informacji a także zakresu danych, które mają być dostępne w poszczególnych obszarach działalności.
Innym zagadnieniem jest dopasowanie systemu do zmian zachodzących w zakładzie produkcyjnym. Organizacja może z nierzadko zwiększać liczbę pracowników, wprowadzać nowe rodzaje produktów, edytować sposób obsługi zamówień lub korzystać z dodatkowych kanałów sprzedaży. Ustawienia przygotowane na początku nie za każdym razem pozostają odpowiednie po kilku latach. Z tego powodu już w trakcie planowania warto zwrócić uwagę na rozwiązania, które można później przekształcać bez przebudowy całego środowiska. Oprogramowanie Comarch jest wykorzystywane w różnorakich procesach biznesowych, dlatego zakres jego użycia może wyglądać odmiennie w współzależności od potrzeb danej organizacji. Nie wszystkie dostępne możliwości muszą być potrzebne w tym samym momencie. Zdarza się, że rozsądniejsze jest rozpoczęcie od najważniejszych procesów i dopiero w przyszłości rozszerzanie zakresu pracy, gdy pojawi się rzeczywista wymaganie.
Ważną częścią przygotowania pozostaje również określenie zasad dotyczących danych. W systemie mogą znajdować się informacje o kontrahentach, produktach, cenach, stanach magazynowych czy dokumentach historycznych. Każdy z tych zbiorów może posiadać inne wymagania dotyczące aktualności i sposobu użycia. Szczególnej sugestie wymagają dane, które przez długi czas były tworzone według różnych reguł. Przykładowo ten sam produkt może występować pod kilkoma nazwami, a informacje o kontrahencie mogą być zapisane w różnych formatach. Przed migracją warto takie przypadki wykryć i zdecydować, które zapisy trzeba połączyć, zmodyfikować lub pozostawić bez ingerencji. Pominięcie tego etapu może w późniejszym czasie utrudniać szukanie informacji i prowadzenie analiz. Z kolei zbyt daleko idące porządkowanie danych może usunąć informacje, które okażą się potrzebne przy obsłudze starszych dokumentów.
W codziennym użytkowaniu znaczenie ma także sposób reagowania na sytuacje nietypowe. Standardowy proces sprzedaży czy przyjęcia towaru można relatywnie łatwo opisać, ale rzeczywista praca obejmuje także korekty, zwroty, zmiany zamówień, anulowane dokumenty i przypadki wymagające dodatkowej akceptacji. Podczas wdrożenia warto rozważyć właśnie takie sytuacje, ponieważ to one na prawdę często pokazują ograniczenia przyjętego modelu pracy. Wdrożenia Comarch mogą wymagać sprawdzenia kilku wariantów tej samej operacji, zanim zostanie ustalona procedura obowiązująca użytkowników. Równie istotne jest przekazanie pracownikom informacji o tym, co zrobić w sytuacji błędnego zapisu lub nietuzinkowego dokumentu. Samo poznanie kluczowych funkcji programu nie za każdym razem wystarcza, jeżeli już system ma obsługiwać procesy, w których występują liczne wyjątki i współzależności między działami.
Warto zobaczyć: comarch erp e-sklep.