Sprawne przemieszczanie produktów wśród dostawcą, magazynem i odbiorcą wymaga wcześniejszego zaplanowania wielu detali. Samo zobowiązanie terminu transportu nie wystarcza, jeżeli już towar nie jest przygotowany do wydania albo dokumenty zawierają nieaktualne dane. W codziennej pracy właśnie takie pozornie drobne kwestie na prawdę bardzo często powodują dodatkowe czynności.
Usługi logistyczne mogą obejmować różne fragmenty tego procesu, dlatego przed rozpoczęciem współpracy lub zmianą sposobu organizacji warto określić, jakie zadania de facto występują w danym łańcuchu dostaw. Zupełnie inaczej wygląda obsługa towaru przy regularnych dostawach do kilku odbiorców, a całkiem inaczej przy sporej liczbie małych przesyłek kierowanych w różnorakie miejsca. Znaczenie ma także częstotliwość dostaw, wielkość zapasów a także sposób przygotowania towarów. O ile magazyn otrzymuje informacje o zamówieniach zbyt późno, nawet dostępny pojazd nie rozwiązuje problemu, ponieważ przesyłka może nie być gotowa w chwili planowanego odbioru.
W praktyce część obowiązków związanych z logistyką może pozostać po stronie przedsiębiorstwa, a inne mogą zostać przekazane zewnętrznemu wykonawcy. Logistyka zewnętrzna nie ma jednego, stałego zakresu. W współzależności od przyjętego modelu może dotyczyć przewozów, magazynowania, kompletowania towarów, obsługi zwrotów lub kilku tych czynności jednocześnie. Taki podział wymaga szczegółowego ustalenia zasad przekazywania towaru a także informacji. W szczególności istotne są sytuacje odbiegające od planu. Jeżeli odbiorca zmieni godzinę dostawy, należy mieć świadomość tego, kto przekazuje tę informację, kto aktualizuje dane i kto podejmuje decyzję o następnym postępowaniu. Analogicznie wygląda sytuacja przy brakach w dostawie lub różnicy wśród dokumentacją a rzeczywistą liczbą sztuk. Niejasne procedury powodują wówczas, że kilka osób kreuje te same czynności kontrolne lub oczekuje na decyzję innej strony. Przy podejmowaniu zakresu obsługi warto zatem uwzględnić też takie przypadki, a nie ograniczać się do standardowego przebiegu zlecenia.
W większych procesach wykorzystywany jest operator logistyczny, który może przejąć koordynację określonych etapów przepływu produktów. Zakres jego obowiązków uzależniony jest od ustaleń i może obejmować zarówno czynności magazynowe, jak i organizację transportu. Z punktu widzenia codziennej pracy ważne jest jednakże to, czy wszystkie strony korzystają z aktualnych informacji. Dane o stanie magazynowym, liczbie przygotowanych przesyłek, terminach odbioru czy zmianach w zamówieniu powinny być dostępne w sposób uporządkowany. W innym wypadku łatwo o sytuację, w której transport został zaplanowany na podstawie wcześniejszych danych. Problem może być niewielki przy pojedynczym zleceniu, lecz przy dużej liczbie przesyłek podobne rozbieżności zaczynają wpływać na kolejne operacje. Warto także pamiętać, że szybkość działania nie za każdym razem znaczy wykonanie większej liczby czynności w krótszym czasie. Jeżeli przyspieszenie jednego etapu powoduje więcej pomyłek podczas kompletacji lub kontroli dokumentów, część zaoszczędzonego czasu może zostać w przyszłości wykorzystana na poprawki.
Na sposób prowadzenia procesów wpływa też charakter przechowywanych produktów i warunki, w jakich odbywa się ich przemieszczanie. Towary kruche, ciężkie, wielkogabarytowe lub wymagające określonego sposobu składowania mogą wymagać innych rozwiązań niż produkty łatwe do magazynowania i pakowania. Znaczenie moraz układ przestrzeni. Jeżeli już towary często pobierane znajdują się daleko od stanowiska kompletacji, pracownicy pokonują dodatkową drogę przy każdym zamówieniu. Przy niewielkiej liczbie operacji może być to niewiele zauważalne, lecz wraz ze wzrostem liczby wysyłek różnica staje się większa. Analogicznie funkcjonuje sezonowe powiększenie zapotrzebowania, które może obciążyć równocześnie magazyn, transport i obsługę dokumentów. Analizując organizację logistyki, warto więc obserwować nie tylko i wyłącznie finalny termin dostawy, niemniej jednak również czas niezbędny na poszczególne czynności, liczbę korekt oraz miejsca, w których najczęściej powstają przestoje. Takie dane pokazują, które elementy procesu wymagają dokładniejszego zaplanowania i gdzie występują ograniczenia wynikające z przyjętego sposobu pracy.
Polecam: etykietowanie.