W wielu firmach moment wyboru systemu informatycznego pojawia się dopiero wówczas, gdy dotychczasowe sposoby pracy zaczynają powodować coraz więcej problemów. Rosnąca liczba dokumentów, rozproszone dane, ręczne przepisywanie informacji czy trudności z kontrolowaniem procesów sprawiają, że potrzebne jest rozwiązanie porządkujące codzienną pracę. W takich okolicznościach analizowane bywa oprogramowanie Comarch, natomiast sam wybór systemu jest dopiero początkiem całego procesu.
Znaczenie ma głównie implementację jego funkcji do rzeczywistych potrzeb organizacji. Zupełnie inaczej wygląda praca niewielkiego przedsiębiorstwa, zupełnie inaczej firmy prowadzącej sprzedaż w wielu kanałach, a jeszcze całkiem inaczej organizacji, w której system musi wykorzystywać rozbudowane procesy finansowe, magazynowe albo kadrowe. Przed podjęciem decyzji warto zatem określić, które czynności mają zostać zmodyfikowane, jakie dane powinny być dostępne w jednym miejscu oraz gdzie obecnie powstają najczęstsze błędy i opóźnienia.
Samo uruchomienie systemu nie oznacza jeszcze, że procesy w firmie zostaną samoczynnie uporządkowane. W praktyce na prawdę dużo uzależniony jest od wcześniejszego przygotowania danych, ustalenia zasad pracy i określenia zakresu przeróbek. Wdrożenia Comarch mogą obejmować różnorodne obszary działalności, dlatego przed rozpoczęciem prac niezbędne jest postanowienie, które moduły i funkcje będą w rzeczywistości wykorzystywane. Istotne jest również sprawdzenie istniejących danych. Niekompletne kartoteki, powielone rekordy czy przestarzałe informacje mogą w późniejszym czasie utrudniać pracę w nowym środowisku. Zdarza się również, że podczas analizy procesów wychodzą na jaw rozwiązania stosowane przez lata, choćby nie są już potrzebne albo powodują dodatkowe czynności. Ich przeniesienie bez przemian może oznaczać zachowanie starych problemów w nowym systemie.
Duże znaczenie ma sposób przygotowania pracowników do korzystania z nowych narzędzi. Wręcz poprawnie skonfigurowany system może być wykorzystywany niewłaściwie, o ile osoby wykonujące codzienne zadania nie wiedzą, jakie czynności powinny wykonywać i z czego wynikają przyjęte zasady. Przy kształtowaniu zmian warto uwzględnić czas potrzebny na naukę oraz okres, w którym pracownicy mogą jednocześnie poznawać nowe rozwiązania i realizować aktualne obowiązki. Nie zawsze też rozsądne jest wprowadzanie wszystkich zmian jednocześnie. Przy większych projektach znaczenie ma kolejność uruchamiania poszczególnych wycinków, ponieważ modyfikacja jednego procesu może wpływać na inne działania. Oprogramowanie Comarch może w takim układzie stanowić część większego środowiska informatycznego, w którym istotne są również integracje z innymi narzędziami, sposób wymiany danych a także zakres dostępu poszczególnych użytkowników.
Na przebieg całego przedsięwzięcia wpływają także kwestie, które na początku łatwo pominąć. Należą do nich w głównej mierze zasady archiwizacji, przygotowanie kopii danych, uprawnienia użytkowników, obsługa wyjątkowych przypadków oraz sposób postępowania w przypadku, gdy standardowa funkcja nie odpowiada przyjętemu procesowi. Im bardziej z dużą dokładnością zostaną opisane takie sytuacje przed uruchomieniem systemu, tym łatwiej oszacować, czy konieczna jest zmiana organizacji pracy, dodatkowa konfiguracja czy integracja z innym wyjściem. Wdrożenia Comarch wymagają więc nie tylko pracy technicznej, lecz także analizy tego, jak informacje przepływają między poszczególnymi działami. Szczególnie ważne staje się to wówczas, gdy jedna informacja jest wykorzystywana przez kilka osób na różnych etapach obsługi. W takiej okoliczności wręcz niewielka zmiana sposobu wprowadzania danych może mieć wpływ na kolejne czynności, raporty i dokumenty powstające w organizacji.
Polecamy: comarch erp e-sklep.