Sprawna organizacja przepływu produktów wymaga uwzględnienia wielu powiązanych ze sobą działań. Znaczenie ma nie tylko sam transport, niemniej jednak także przyjmowanie dostaw, kontrola stanów magazynowych, kompletowanie zamówień i przygotowanie przesyłek do dalszej drogi. Właściwie każdy z tych etapów wpływa na terminowość realizacji zleceń a także sposób użycia dostępnych zasobów.
W praktyce dosłownie niewielkie opóźnienie w jednym miejscu może spowodować przestoje w kolejnych częściach łańcucha dostaw. Z tego względu operator logistyczny musi uwzględniać zarówno aktualne potrzeby przedsiębiorstwa, jak i zmienność liczby zamówień, przystępność środków transportu czy ograniczenia powierzchni magazynowej. Planowanie takich procesów wymaga stałego przepływu informacji między poszczególnymi uczestnikami dostaw.
Zakres działań określanych jako usługi logistyczne jest szeroki i uzależniony jest od rodzaju przewożonych produktów, skali działalności oraz przyjętego modelu sprzedaży. Może obejmować magazynowanie, transport krajowy i międzynarodowy, obsługę zwrotów, etykietowanie, pakowanie a także prowadzenie dokumentacji. Nie wszystkie przedsiębiorstwa potrzebują każdego z tych elementów w takim samym zakresie. W sytuacji produktów o niezbyt długim terminie przydatności ważne będzie zarządzanie czasu przechowywania i kolejności wydawania partii. Przy produktach o dużych gabarytach większe znaczenie mogą mieć warunki składowania, dostępność urządzeń przeładunkowych a także sposób organizacji przestrzeni. Różnice te sprawiają, że proces logistyczny powinien wynikać z rzeczywistych właściwości towaru, a nie jedynie z przyjętego uprzednio schematu działania.
W wielu branżach część zadań związanych z przepływem produktów jest przekazywana podmiotom zewnętrznym. Logistyka zewnętrzna znaczy w takiej sytuacji podział obowiązków w gronie przedsiębiorstwo a wyspecjalizowanego wykonawcę. Przed podjęciem takiej wyborów trzeba określić, które czynności pozostaną po stronie własnych pracowników, a które będą realizowane oprócz strukturą organizacyjną firmy. Istotne jest również postanowienie zasad przekazywania danych o zamówieniach, stanach magazynowych i planowanych dostawach. Brak jasnego podziału odpowiedzialności może prowadzić do nieporozumień, szczególnie gdy kilka podmiotów uczestniczy w obsłudze tego samego zamówienia. Ważne znaczenie mają także procedury postępowania w sytuacji reklamacji, uszkodzenia przesyłki albo rozbieżności w dokumentacji. Sama zmiana sposobu organizacji transportu i magazynowania nie eliminuje problemów operacyjnych, dlatego wymaga odpowiedniego przygotowania i kontroli przebiegu poszczególnych czynności.
Szczególnym modelem współpracy jest logistyka kontraktowa, w której zakres powierzonych zadań oraz zasady ich realizacji są określane w umowie zawieranej na ustalony okres. W współzależności od potrzeb może ona obejmować pojedyncze procesy albo kompleksową obsługę magazynową i dystrybucyjną. Istotnym elementem takiego rozwiązania jest implementację organizacji pracy do specyfiki danego przedsiębiorstwa, w tym sezonowych zmian zapotrzebowania i charakteru obsługiwanych produktów. Przy podejmowaniu warunków współpracy znaczenie mają między innymi przewidywane wolumeny, czas realizacji zamówień, wymagania dotyczące przechowywania a także sposób raportowania wyników. Należy także brać pod uwagę sytuacje nietypowe, tj. nagły wzrost liczby wysyłek, opóźnienia w dostawach surowców czy konieczność czasowego zwiększenia powierzchni magazynowej. Im dokładniej określone są procedury i zakres odpowiedzialności stron, tym łatwiej przemyśleć przebieg procesów a także wskazywać miejsca wymagające przemian organizacyjnych.
Sprawdź tutaj: transport międzynarodowy.