Faktura on-line to taka, która jest wystawiona w formacie elektronicznym. W ten sam sposób wysyłana jest także do odbiorcy – najczęściej można ją otrzymać na adres e-mail lub ściągnąć z serwera, na którym umieszcza faktury podmiot, który wystawia faktury on-line. Elektroniczne faktury to dokumenty w postaci cyfrowej.
Zwykle wystawiane są popularnym schemacie danych xml, ale też pdf lub word. Należy podkreślić, że elektroniczna faktura jest cyfrowym odpowiednikiem tradycyjnej, papierowej faktury. Ma taką samą ważność i nie ma konieczności wystawiania faktur w dwóch formach. Najczęściej faktury elektroniczne wystawiane są przez internetowe sklepy, niemniej jednak zdarza się też, że tradycyjne hurtownie i sklepy nie drukują swoim klientom faktur, wyłącznie lubią wystawianie faktur on-line. Właściciele firm, którzy wystawiają mało faktur w miesiącu, mogą korzystać z darmowych kodów, które służą do wystawiania faktur elektronicznych. Najczęściej przy pomocy darmowej aplikacji można wystawić określoną liczbę dokumentów w miesiącu. Każdy taki program daje możliwość wystawianie faktur z podatkiem VAt lub bez niego (dla osób prowadzących działalność nierejestrowaną). W sytuacji wielu aplikacji, które służą do wystawiania faktur elektronicznych, nie trzeba płacić wysokiej kwoty za oprogramowanie. Najczęściej opłaca się abonament miesięczny, który zdarza się, że kosztuje mniej niż 30 złotych. Z definicji faktura elektroniczna musi być wystawiona w elektroniczny sposób. Faktura wystawiona w formie papierowej, na przykład. ręcznie albo przez dedykowany program komputerowy i wydrukowana to faktura tradycyjna. Wręcz jeżeli będzie następnie zeskanowana i wysłana mailem w schemacie PDF, który jest najpopularniejszy do skanów dokumentów – nie będzie stanowić e-faktury w rozumieniu ustawy. Będzie wyłącznie dokumentem wysłanym w formie elektronicznej. Podobnie wydrukowana e-faktura nie będzie dokumentem księgowym. Każda faktura elektroniczna ważna jest wyłącznie w formacie elektronicznym. Nie wolno jej drukować i w tej formie oddawać do rozliczeń.
Zobacz: faktury online.